Quy trình làm việc là gì và nó mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình làm việc và cách xây dựng quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
1. Quy trình làm việc là gì?
Từ “quy trình làm việc” có thể được phân tách thành hai phần: “Work” có nghĩa là công việc và “flow” có nghĩa là dòng chảy. Cùng nhau, “flow” và “work” tạo thành dòng chảy công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.
Quy trình làm việc là một chuỗi công việc lặp lại, bao gồm các nhiệm vụ cần hoàn thành theo một quy trình cụ thể.
Khi một công việc được đưa vào quy trình, nó tự động thực hiện qua từng giai đoạn của quy trình đó. Điều này giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lỗi, cũng như thời gian xử lý tắc nghẽn trong công việc.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng quy trình làm việc?
Bạn cần sử dụng quy trình làm việc vì nó mang lại những lợi ích sau:
Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp một cách trực quan
Quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ thể hiện logic và có trình tự. Với sơ đồ trực quan, mọi công việc được hiển thị rõ ràng hơn.
Sắp xếp công việc theo sơ đồ tư duy giúp giảm thiểu lỗi khi có quá tải công việc. Màu sắc và cách tóm tắt công việc trong sơ đồ thuận tiện cho việc hiểu rõ công việc cần thực hiện.
Truyền tải thông tin bằng cách hình ảnh là điều mà hầu hết các doanh nghiệp đều ưa chuộng. Ấn tượng từ công cụ sẽ kích thích trí nhớ logic. Từ đó, công việc sẽ được thực hiện theo trình tự mà không bị thiếu sót như khi không có phần mềm hỗ trợ. >>> Gợi ý bạn tìm hiểu thêm về quy trình làm việc và cách vẽ quy trình
Quy trình làm việc giúp đưa công việc vào trật tự
Bạn có thể biết được những điều sau đây khi sử dụng quy trình làm việc:
- Cách bắt đầu công việc
- Cách thực hiện công việc như thế nào?
- Mục tiêu cần đạt được
- Tránh các lỗi do không tuân thủ quy trình công việc đúng
Loại bỏ các quá trình và hoạt động thừa
Các công ty khởi nghiệp thường có quy mô nhỏ, do đó có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện và loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Nếu chỉ dựa vào việc quan sát, khó để phát hiện các hoạt động thừa này.
Triển khai quy trình làm việc vào hoạt động hàng ngày giúp bạn kiểm soát toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, dễ dàng thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.
Giảm chi phí vận hành
Quy trình làm việc và sơ đồ quy trình có thể giúp doanh nghiệp xác định cách thực hiện công việc một cách tốt nhất và hợp lý. Khi các quy trình được tổ chức một cách hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn ít tài nguyên hơn. Điều này giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu với số lượng tài nguyên ít hơn.
3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc
Vào những năm 1980, W. Edwards Deming (kỹ sư, nhà thống kê, giáo sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý của Hoa Kỳ) và Joseph M. Juran (kỹ sư và tư vấn quản lý người Mỹ sinh ra ở Romania) đã đưa ra nhiều lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc trong kinh doanh. Những lý thuyết này vẫn được áp dụng hiệu quả ngày nay.
- Six Sigma: Sử dụng phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê, Six Sigma nhằm mục đích loại bỏ lỗi trong quá trình sản xuất, với mục tiêu không quá 3,4 lỗi cho mỗi triệu sản phẩm. Six Sigma liên quan đến kỹ năng quan sát, phân tích và thử nghiệm quy trình.
- Quản lý chất lượng toàn diện: Lý thuyết này nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc, tăng cường sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận và nhân viên.
- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Sử dụng thuật toán để phân tích từng cấp độ. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh liên quan đến việc xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh khi có điều kiện thay đổi.
- Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Lý thuyết này tập trung vào loại bỏ chi phí và lãng phí, tạo ra một tổ chức “tinh gọn” để duy trì khả năng cạnh tranh trong thị trường biến đổi và không ổn định.
- Lý thuyết ràng buộc (TOC): Lý thuyết này nhằm xác định và loại bỏ ràng buộc yếu nhất trong quy trình làm việc.
4. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả trên hệ thống phần mềm FastWork.vn
Để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn, đầu tiên bạn cần hiểu rõ về quy trình làm việc là gì. Điều này đòi hỏi bạn phân tích quy trình cho từng nhiệm vụ và công việc trong doanh nghiệp của bạn.
Mỗi công việc và doanh nghiệp khác nhau sẽ yêu cầu phân tích quy trình theo các khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, thực tế sẽ dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:
- Chúng ta làm gì?
- Chúng ta làm như thế nào?
- Tại sao chúng ta làm như thế?
- Những bộ phận nào thực hiện công việc gì?
- Những người tham gia công việc sẽ có vai trò gì?
Với FastWork, quy trình làm việc là gì và làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc? FastWork là một phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ xây dựng và số hóa quy trình. Nó giúp số hóa toàn bộ quy trình từ giấy tờ trong doanh nghiệp và tổ chức thành một hệ thống dữ liệu.
- FastWork Workflow cung cấp các trường thông tin cần thiết để thiết lập quy trình mới cho từng vị trí công việc theo phòng ban.
- Phần mềm có khả năng tự động giao việc cho nhân viên – được gọi là “luồng công việc” (workflow).
- Mỗi luồng công việc có nhiều giai đoạn và các nhiệm vụ sẽ di chuyển qua từng giai đoạn.
- Mỗi nhiệm vụ có thể được chia thành nhiều công việc nhỏ để dễ quản lý.
- Chỉ cần thiết lập quy trình mẫu, khi triển khai công việc mới, bạn chỉ cần gán công việc vào quy trình có sẵn và tất cả các nhiệm vụ sẽ được tự động thực hiện theo cấu hình trước đó.
Bên cạnh việc thiết lập quy trình nội bộ trong phòng ban, FastWork Workflow còn hỗ trợ thiết lập và liên kết các quy trình giữa các phòng ban khác nhau, tạo thành một quy trình hoàn chỉnh trong doanh nghiệp. Ví dụ: Quy trình Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – Nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Với FastWork Workflow, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Xây dựng và chuẩn hóa quy trình công việc cho từng phòng ban và vị trí một cách hiệu quả.
- Tối ưu thời gian xử lý công việc.
- Phát hiện và xử lý nhanh các tắc nghẽn trong quy trình công việc.
- Tự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh.
- Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực.
- Đánh giá hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh.
Ngoài việc xây dựng quy trình nội bộ, FastWork Workflow cũng giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp. Điều này giúp liên kết công việc từ nhiều quy trình và phòng ban khác nhau, giảm bớt cồng kềnh và tránh tắc nghẽn trong công việc.
Ngoài ra, kết hợp với số hóa quy trình, để kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp tốt hơn, hãy tìm hiểu thêm về hướng dẫn kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp bằng mô hình BPM (Business Process Management)
FastWork Workflow không chỉ giúp xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp mà còn cho phép chuẩn hóa quy trình với thông tin và dữ liệu thống nhất. Người dùng có thể cập nhật thông tin công việc, thời hạn hoàn thành,… trên phần mềm này. Nhà quản lý cũng có thể giao việc một cách nhanh chóng đến từng phòng ban và cá nhân thông qua hệ thống chuyển giao công việc.
FastWork Workflow hỗ trợ sử dụng trên cả web và di động, tương thích với hai hệ điều hành iOS và Android. Điều này giúp người dùng quản lý và thực hiện công việc dễ dàng trên điện thoại di động và máy tính xách tay ở bất cứ đâu.
Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến FastWork Workflow, vui lòng đăng ký tư vấn hoặc liên hệ với Hotline 098-308-9715 để được hỗ trợ và trải nghiệm phiên bản Demo miễn phí!
Đăng ký tư vấn