Đóng dấu treo là gì? Ý nghĩa của dấu treo?
Dấu treo, hay còn gọi là mộc treo, là một loại dấu quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ về dấu treo và những quy định liên quan tới nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các quy định về đóng dấu treo. Hãy cùng khám phá!
Đóng dấu treo là gì?
Dấu treo, hay còn được gọi là mộc treo, là loại dấu quan trọng được sử dụng để đóng lên các văn bản khác nhau. Thông thường, dấu treo được đặt ở trang đầu tiên của các văn bản. Nó thường chứa các thông tin như tên cơ quan/tổ chức hoặc có thể đặt ở phụ lục đi kèm với văn bản chính. Nhờ dấu treo, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về khái niệm dấu treo và đóng mộc treo là gì.
Dấu treo được đóng ở trang đầu tiên của các văn bản quan trọng trong công ty, doanh nghiệp. Việc đóng mộc treo và các loại dấu khác phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Điều này giúp xác nhận văn bản đã thông qua và được chấp nhận.
Dấu treo mang nhiều ý nghĩa quan trọng như sau:
- Đánh dấu và thông báo đến các đối tượng liên quan trong công ty/doanh nghiệp về văn bản nội bộ.
- Xác định thẩm quyền và cung cấp các thông tin cần thiết trên văn bản.
- Dấu treo khi được đóng lên văn bản sẽ được coi là một phần của văn bản chính. Do đó, việc đóng dấu treo chỉ nên thực hiện khi ban hành văn bản trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,…
Khi nào đóng dấu treo?
Có nhiều trường hợp mà chúng ta có thể sử dụng dấu treo. Tuy nhiên, đã bao giờ bạn tự hỏi khi nào đóng dấu treo là thích hợp chưa? Khi sử dụng dấu treo, chúng ta có thể chia thành 2 trường hợp chính như sau:
Khi không có sự ủy quyền
Dấu treo sẽ được sử dụng khi người chịu trách nhiệm không có thẩm quyền để đóng dấu lên chữ ký đã ký trên văn bản đó. Thường thì việc này xảy ra ở các phòng đào tạo của trường đại học hoặc phòng công tác sinh viên. Nó thường được sử dụng trong quá trình yêu cầu chứng nhận của sinh viên hoặc có thể gặp dấu treo trên các hóa đơn.
Khi ban hành các văn bản
Trường hợp tiếp theo là khi ban hành các loại văn bản. Dấu treo thường được sử dụng trên các văn bản pháp luật hoặc phụ lục theo quy định của pháp luật. Ví dụ, các văn bản được cơ quan ban hành phải được đóng dấu treo theo quy định của luật pháp.
Quy định về đóng dấu treo
Việc đóng dấu treo cần tuân thủ theo các quy định sau đây:
Về giá trị pháp lý
Theo khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo không có giá trị pháp lý. Tuy vậy, dấu treo vẫn được sử dụng như một phần của văn bản để xác minh tính chính xác của nó. Quy định này giúp tránh tình trạng giả mạo văn bản và giấy tờ.
Cũng theo Điều 18 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, dấu treo cũng không có khả năng chứng thực văn bản.
Quản lý và sử dụng dấu treo
Theo Điều 25 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc quản lý và sử dụng dấu treo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư để đóng lên văn bản tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm tuân thủ các quy định sau đây:
- Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Tự đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu sai mục đích.
Về việc sử dụng dấu treo của cơ quan, tổ chức và dấu treo của văn phòng hay đơn vị trong cơ quan, tổ chức, quy định như sau:
- Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản do văn phòng hoặc đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hoặc của đơn vị.
Dấu treo trên hóa đơn
Việc đóng dấu treo trên hóa đơn cũng phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước. Đơn vị được phép đóng dấu treo trên tất cả các hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Người đóng dấu phải thực hiện đúng tiêu chuẩn và quy định về con dấu.
Để đóng dấu treo trên một hóa đơn, người quản lý đơn vị phải đưa ra các tiêu chuẩn về nội dung và quy định. Ví dụ, người bán cần có thư ủy quyền từ người đứng đầu đơn vị và trên hóa đơn phải ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ. Sau đó, họ mới có thể đóng dấu treo trên hóa đơn.
Đối với các hóa đơn dành cho doanh nghiệp, dấu treo được đặt vào góc bên trái tên cơ quan. Người đóng dấu cần hiểu rõ cách đóng dấu treo đúng chuẩn và chính xác. Hóa đơn trở thành bằng chứng về tư cách pháp nhân nếu người đứng đầu đơn vị ủy quyền cho người bán ký tên và giao cho họ chịu trách nhiệm về các điều khoản cần ghi rõ trên hóa đơn.
Cách đóng dấu treo trên văn bản
Cách đóng dấu treo trên văn bản được quy định chi tiết tại khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Theo đó, con dấu treo được sử dụng để đóng lên các phụ lục kèm theo văn bản chính và được đặt lên trang đầu, che phủ một phần tên cơ quan hoặc tổ chức, hoặc tên của phụ lục.
Dấu treo là một minh chứng rõ ràng về sự đúng đắn trong văn bản chính và sự chính xác trong quy trình làm việc. Con dấu này giúp tránh tình trạng giả mạo hoặc thay đổi nội dung khi sao chép hoặc in ấn văn bản. Do đó, dấu treo đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ cơ quan tổ chức khỏi những vụ làm giả giấy tờ.
Dấu treo thuộc quyền sử dụng của mỗi cơ quan. Nó có thể được sử dụng theo quy định của cơ quan và theo đúng quy định của pháp luật.
Ví dụ: Khi bạn được người khác ủy quyền để đóng dấu treo, bạn có thể sử dụng dấu treo để đóng lên hóa đơn hoặc thực hiện các công việc kinh tế phát sinh.
Dấu treo và dấu giáp lai có gì khác nhau?
Đóng dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu để đóng lên lề trái hoặc phải của văn bản gồm hai tờ trở lên. Tất cả các tờ đó đều phải có thông tin về con dấu giáp lai để đảm bảo tính chân thực và ngăn chặn tình trạng thay đổi hoặc giả mạo nội dung văn bản. Để hiểu rõ hơn về dấu giáp lai, bạn có thể tham khảo bài viết “đóng dấu giáp lai là gì”.
Mặc dù khái niệm về dấu treo và dấu giáp lai đã được trình bày rõ ràng, nhưng rất nhiều người vẫn nhầm lẫn về chức năng của hai con dấu này. Dưới đây là bảng so sánh giữa dấu treo và dấu giáp lai:
| So sánh | Dấu treo | Dấu giáp lai |
|---|---|---|
| Mục đích | Xác nhận doanh nghiệp | Xác thực văn bản, đặc biệt là các văn bản có nhiều tờ |
| Vị trí đóng dấu | Đóng ở trên đầu trang và che phủ một phần của tên hoặc địa chỉ công ty, tổ chức | Đóng ở giữa hai văn bản |
| Giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý và không có khả năng chứng thực | Có giá trị pháp lý, dùng để chứng thực tính chuẩn xác và khách quan của văn bản |
| Các giấy tờ đóng dấu | Các văn bản về thông báo của cơ quan, tổ chức như hóa đơn, giấy thực tập… | Hợp đồng, bằng cấp hoặc các giấy tờ có đính kèm ảnh và nhiều trang |
Sau bài viết này, hy vọng rằng bạn đã hiểu rõ về khái niệm dấu treo là gì, dấu treo khi nào được sử dụng và các quy định cần tuân thủ khi đóng con dấu này. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin về luật pháp, hãy truy cập trang web LADEC để biết thêm chi tiết.