Khi nói đến chi phí vận hành doanh nghiệp, chúng ta đề cập đến các khoản chi trả hàng tháng để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tìm cách cắt giảm chi phí này là rất quan trọng để tăng tính cạnh tranh và lợi nhuận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phương pháp giảm chi phí vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
1. Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Công nghệ đã thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách tiết kiệm tiền bạc và thời gian. Ví dụ, chúng ta có thể sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, phần mềm quản lý bán hàng và ứng dụng máy tính quản lý từ xa để tránh việc vận hành doanh nghiệp theo cách truyền thống. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm tiền mà còn làm cho doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Ví dụ, trong việc quản lý tài liệu, chúng ta có thể sử dụng phần mềm quản trị thông minh để giải quyết các vấn đề như sắp xếp giấy tờ và tìm kiếm thông tin. Điều này giúp nâng cao năng suất, giảm thời gian và giảm chi phí thuê nhân công.
2. Lập chiến lược phát triển hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto (quy luật 80/20) cho thấy chỉ có 20% khách hàng trung thành mang lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn tập trung quá nhiều vào việc tìm kiếm khách hàng mới mà bỏ qua khách hàng cũ. Điều này dẫn đến việc chi phí tìm kiếm khách hàng mới tăng lên mà lợi nhuận không tăng theo.
Thay vì đầu tư nhiều tiền vào việc tìm kiếm khách hàng mới, doanh nghiệp nên dành chi phí để phát triển hệ thống khách hàng từ những mối quan hệ cũ.
3. Đảm bảo an toàn lao động để giảm chi phí cho doanh nghiệp
Đảm bảo an toàn lao động không chỉ đảm bảo sự an toàn cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động. Khi có tai nạn xảy ra, doanh nghiệp phải trả phí bảo hiểm, mất năng suất khi nhân viên nghỉ, tốn tiền và thời gian cho việc điều tra nguyên nhân tai nạn, giảm tinh thần làm việc và mất uy tín của công ty.
4. Thực hiện các thủ tục đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả
Kiểm tra và đánh giá các quy trình làm việc để cắt giảm công việc thừa thãi là một phương pháp tốt để giảm chi phí. Tuy nhiên, chúng ta cần xem xét xem liệu việc làm đồng thời nhiều công việc có tạo áp lực cho nhân viên và có giảm lượng giấy in và chi phí mực không.
Ngoài ra, chúng ta cần xem xét việc khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng cách lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng. Cần loại bỏ các công việc thừa thãi và tìm cách làm việc hiệu quả hơn.
5. Giảm chi phí văn phòng
Văn phòng gây ra nhiều chi phí như giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính. Điều này dường như không quan trọng nhưng thực tế lại tốn rất nhiều tiền. Vì vậy, chúng ta cần xem xét việc giảm việc in ấn và chuyển sang sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý.
Cần nộp báo cáo thông qua internet thay vì sử dụng các giấy tờ không cần thiết. Điều này dường như đơn giản nhưng có thể giúp giảm chi phí kinh doanh định kỳ phổ biến nhất.
3. Kiểm soát tốt chi phí vận hành của doanh nghiệp
Để kiểm soát chi phí vận hành, chúng ta cần:
- Đưa ra chính sách lợi nhuận phù hợp để đảm bảo công ty không bị lỗ và quyền lợi người lao động không bị thiệt.
- Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong công ty để tránh lãng phí.
- Thiết lập chính sách kiểm soát cho những nhân viên không trung thực, gian lận.
- Cân nhắc thuê ngoài các công việc không cần thiết.
- Duy trì và báo cáo dòng tiền đổ về tài khoản công ty hàng tháng.
- Lập danh sách chi phí phụ thu và tuân thủ quy định pháp luật.
Chúng ta cần quan tâm và kiểm soát các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường xuyên phát sinh để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tăng lợi nhuận.