RFI là gì?
RFI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Request for Information” có nghĩa là yêu cầu cung cấp thông tin. RFI thường được sử dụng để thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc nhà cung cấp. Đây là đơn yêu cầu thông tin do khách hàng viết và gửi đến các nhà cung ứng.
Mục đích của RFI là gì?
Vì sao khách hàng lại cần phải viết RFI (yêu cầu cung cấp thông tin) và gửi đến các nhà cung ứng hàng hóa – dịch vụ? Đơn giản, mục đích của RFI là giúp khách hàng bổ sung kiến thức về sản phẩm, so sánh mức độ tiềm năng giữa các nhà cung ứng, thu thập thông tin làm cơ sở cho những bước tiếp theo và sử dụng như một lời chào mời gửi đến nhiều nhà cung ứng.
Bổ sung kiến thức về sản phẩm
Mục đích quan trọng nhất của RFI chính là bổ sung kiến thức về sản phẩm. RFI giúp khách hàng bổ sung thêm hiểu biết cần thiết về sản phẩm, bao gồm thông số kỹ thuật, yêu cầu sử dụng, tùy chọn mua hàng… Việc này diễn ra nhanh chóng và dễ dàng, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí đánh giá các nhà cung ứng.
So sánh mức độ tiềm năng giữa các nhà cung ứng
Viết RFI và gửi đến các nhà cung ứng giúp khách hàng so sánh và thu hẹp danh sách các nhà cung ứng tiềm năng. Điều này giúp khách hàng có thêm cơ sở để lựa chọn đối tác hợp tác phù hợp hơn.
Thu thập thông tin làm cơ sở cho những bước tiếp theo
Thường RFI được sử dụng để thu thập thông tin để đưa ra quyết định cho các bước tiếp theo. RFI là giai đoạn khởi đầu, sau đó sẽ có RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) và RFQ (yêu cầu báo giá). Thông tin thu thập từ RFI sẽ làm cơ sở cho việc tạo lập RFP, RFT và RFQ.
Sử dụng như một lời chào mời gửi đến nhiều nhà cung ứng
Mục đích khác của RFI là được sử dụng như một lời chào mời gửi đến nhiều nhà cung cấp tiềm năng cùng lúc. Điều này giúp điều chỉnh tâm trí của các nhà cung cấp, phát triển chiến lược và xây dựng cơ sở dữ liệu cho giai đoạn mua hàng tiếp theo.
RFI là quy trình thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tiềm năng. RFI được viết bởi khách hàng và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.
Khi nào nên sử dụng RFI?
Trên thực tế, RFI được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chẳng hạn như trong việc mua các đơn hàng lớn thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, quảng cáo hoặc trong các ngành xây dựng…
RFI cũng có thể sử dụng trong trường hợp cần hỗ trợ lựa chọn các công cụ để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Dưới đây là sự phân tích cụ thể các trường hợp nên sử dụng RFI:
Sử dụng RFI trong lĩnh vực công nghệ thông tin
Ở lĩnh vực công nghệ thông tin, RFI thường được sử dụng khi khách hàng mua các loại phần mềm từ nhà cung cấp. Khách hàng cần đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp phần mềm chất lượng, uy tín. Lúc này, khách hàng sẽ viết RFI gửi đến các nhà cung cấp với nội dung cần có gồm: cách sử dụng phần mềm, các tùy chọn quản lý phần mềm, tính năng tích hợp giữa phần mềm đó với các phần mềm hoặc phần cứng khác…
Sử dụng RFI trong lĩnh vực xây dựng
Trong xây dựng, các nhà thầu thường gửi RFI cho nhà thiết kế kiến trúc công trình, khách hàng, nhà thầu phụ và ngược lại. Nội dung của RFI thường liên quan đến vật liệu, thông số kĩ thuật, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn xây dựng hoặc thông tin chi tiết về hợp đồng…
Sử dụng RFI trong lĩnh vực quảng cáo
RFI thường được sử dụng để đánh giá các công ty quảng cáo. Nội dung thường liên quan đến khách hàng trong lĩnh vực cụ thể, thế mạnh so với các nhà cung cấp khác…
Sử dụng RFI trong đánh giá phần mềm ERP
Cá nhân hoặc tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng có thể sử dụng RFI. RFI trong trường hợp này sẽ xác định các tiêu chí liên quan đến những gì bạn cần trong hệ thống ERP của mình, bao gồm kế toán, sản xuất và quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng hay công nghệ cho bộ phận HR…
Phân biệt RFI, RFP và RFQ
Hầu hết người chưa rõ khái niệm RFI là gì thường nhầm lẫn với RFP và RFQ. Tuy có hình thức tương tự như RFI, nhưng RFP (đề nghị mời thầu) và RFQ (yêu cầu báo giá) khác biệt trong tình huống sử dụng và nội dung bên trong.
- RFI là giai đoạn khởi đầu, được sử dụng để yêu cầu thông tin về sản phẩm nhằm xác định xem có nên gửi tiếp RFP hoặc RFQ cho nhà cung cấp hay không.
- RFP là một văn bản chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và quan tâm. Trong nội dung RFP có mô tả tiêu chí đánh giá từng đề xuất của nhà cung cấp. RFP thường được sử dụng trong quy trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp và dùng sau giai đoạn RFI vì nó cụ thể hơn.
- RFQ là một tài liệu thông báo giá của các sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó có nội dung tương tự như RFP nhưng về bản chất thì cụ thể hơn, đặc biệt là về số liệu và các tiêu chí có thể thương lượng.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát về RFI là gì, mục đích và trong những trường hợp sử dụng RFI. Hy vọng nội dung này đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.
Pha Lê