Yêu Cầu Cung Cấp Thông Tin
Khái Niệm
Yêu cầu cung cấp thông tin hay còn được gọi là request for information (RFI) là quy trình chính thức để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ tiềm năng.
Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) là bước đầu tiên để thu hẹp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. RFI thường được viết bởi khách hàng và gửi đến các nhà cung cấp. Điều này giúp giảm thời gian và chi phí đánh giá các nhà cung cấp.
RFI đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin về thị trường một cách chuẩn chỉ và có cấu trúc. Điều này giúp xác định sự khác biệt giữa các nhà cung cấp và tập trung vào các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp.
Trường Hợp Nên Sử Dụng RFI
RFI có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau:
Trong Lĩnh Vực CNTT
RFI thường được sử dụng để mua phần mềm từ các nhà cung cấp. Với phần mềm được sử dụng trong thời gian dài, việc lựa chọn đúng nhà cung cấp rất quan trọng. RFI nên đặt các yêu cầu rõ ràng về tích hợp, các trường hợp sử dụng và cách quản lý phần mềm.
Trong Lĩnh Vực Xây Dựng
RFI trong xây dựng có thể được sử dụng trước khi định giá và thực hiện các hoạt động tiếp theo. RFI trong trường hợp này nên tập trung vào việc đặt các câu hỏi liên quan đến vật liệu, thông số kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn và thông tin về hợp đồng.
Trong Các Công Ty Quảng Cáo
RFI có thể được sử dụng để đánh giá các công ty quảng cáo. RFI trong trường hợp này yêu cầu danh sách khách hàng trong một ngành cụ thể và tập trung vào các lĩnh vực có xung đột và liên quan mà nhà cung cấp có thể trội hơn.
Trong Lĩnh Vực Lựa Chọn Công Cụ ERP
Một tổ chức muốn sử dụng phần mềm ERP cũng có thể sử dụng RFI. RFI trong trường hợp này nên xác định các tiêu chí liên quan đến những gì một tổ chức cần trong hệ thống ERP của mình, bao gồm kế toán, sản xuất, quản lý hàng tồn kho, bán hàng và công nghệ cho bộ phận nhân sự.
RFI, RFP và RFQ
Có ba hình thức tương tự với RFI, gồm RFP và RFQ. Mỗi hình thức này được sử dụng trong những tình huống khác nhau và chứa thông tin khác nhau.
-
RFP là một văn bản có cấu trúc chặt chẽ hơn được sử dụng để thu thập thông tin từ các nhà cung cấp tiềm năng. RFP chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và mô tả từng tiêu chí đánh giá mà đề xuất của nhà cung cấp sẽ được đánh giá. RFP thường được sử dụng trong qui trình đấu thầu giữa các nhà cung cấp.
-
RFQ là một tài liệu mà một cá nhân hoặc tổ chức gửi cho một hoặc nhiều nhà cung cấp tiềm năng để yêu cầu báo giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông thường, RFQ tìm kiếm một danh sách giá cụ thể cho một sản phẩm được xác định rõ và được định lượng.
-
RFI được sử dụng để yêu cầu thông tin chung và có thể giúp xác định xem nhà cung cấp có nên nhận RFP hoặc RFQ hay không. RFP sẽ được sử dụng khi ý định mua hàng đã gần hơn và RFQ phù hợp khi chỉ cần một nhà cung cấp cung cấp các công cụ chính xác.
Muốn biết thêm về RFI trong xây dựng và các quy trình cung cấp thông tin, hãy ghé thăm trang web LADEC.