Quá trình Fit Out văn phòng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày nay. Nó không chỉ giúp tạo ra một môi trường làm việc mới, thu hút nhân tài và gây ấn tượng với khách hàng, mà còn giữ chân nhân viên. Tuy nhiên, để tiết kiệm ngân sách và thực hiện dự án hiệu quả, quan trọng là hiểu rõ về quá trình Fit Out văn phòng, bao gồm thời gian và công việc nào cần được thực hiện.
Fit Out văn phòng là gì?
Fit Out văn phòng, hay còn được gọi là thi công thiết kế mặt bằng, là quá trình biến một sàn nhà thô thành một không gian văn phòng hoàn chỉnh, sẵn sàng cho việc sử dụng. Quá trình này bao gồm việc lắp đặt và thi công các hệ thống điện, chiếu sáng, điều hòa không khí, cửa, sàn, tường, trần và hệ thống PCCC.
Thời gian thực hiện Fit Out văn phòng thường kéo dài từ 1 đến 14 tuần, tùy thuộc vào diện tích và độ phức tạp của dự án. Những dự án lớn và phức tạp hơn có thể mất hơn 3 tháng để hoàn thành. Fit Out cũng có nghĩa là cải tạo lại không gian văn phòng, nhằm thay đổi diện mạo và nâng cấp các chức năng tại không gian cũ.
Lưu ý trong quá trình Fit Out văn phòng
Để thực hiện quá trình Fit Out hiệu quả và đảm bảo không gian văn phòng được hoàn thành đúng tiến độ, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc sau:
1. Điều kiện của toà nhà
Trước khi bắt đầu Fit Out, doanh nghiệp cần tìm hiểu về các quy định và giới hạn của toà nhà. Điều này giúp xác định được những công việc và thiết kế phù hợp với toà nhà.
2. Kích thước không gian
Không gian văn phòng có kích thước như thế nào sẽ ảnh hưởng đến công việc thi công và lựa chọn vật liệu. Doanh nghiệp cần đo lường và xác định kích thước không gian trước khi bắt đầu quá trình Fit Out.
3. Độ phức tạp của bản thiết kế
Bản thiết kế cần phải đáp ứng đầy đủ chức năng và yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc độ phức tạp của bản thiết kế để đảm bảo quá trình Fit Out được diễn ra thuận lợi.
4. Vật liệu và thời gian thi công
Lựa chọn vật liệu phù hợp và thi công đúng thời gian là một phần quan trọng trong quá trình Fit Out. Cần xác định vật liệu cần thiết và thời gian thi công trước khi bắt đầu dự án.
Điều quan trọng là hiểu được từng bước của quá trình Fit Out và lên kế hoạch phù hợp để đảm bảo tiến độ dự án.
Timeline Fit Out văn phòng
1. Tìm dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng: 1 tuần
Trước khi Fit Out văn phòng, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về các toà nhà, giá thuê, hợp đồng thuê… Việc sử dụng dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
Công ty Maison Office là đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Với dữ liệu văn phòng phong phú và hiểu rõ đặc điểm từng tòa nhà, chúng tôi giúp khách hàng lựa chọn văn phòng phù hợp nhất.
2. Khảo sát và tư vấn hiện trạng văn phòng: 1 – 4 tuần
Việc khảo sát và tư vấn hiện trạng văn phòng giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách sử dụng không gian hiện tại và đưa ra quyết định về văn phòng mới. Thời gian khảo sát có thể kéo dài từ 1 đến 4 tuần, tùy thuộc vào số lượng toà nhà cần khảo sát và độ phức tạp của công việc.
3. Lên bản vẽ mặt bằng: 1 tuần
Lên bản vẽ mặt bằng giúp doanh nghiệp hình dung được căn hộ văn phòng mới và sắp xếp không gian. Bản vẽ mặt bằng là một bước quan trọng để đưa ra những ý tưởng ban đầu về cách bố trí không gian văn phòng.
4. Thương lượng việc thuê văn phòng: 2 – 4 tuần
Sau khi có bản vẽ mặt bằng, doanh nghiệp tiến hành thương lượng với chủ sở hữu văn phòng để đạt được các điều khoản hợp đồng tốt nhất. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp trong quá trình thuê văn phòng mới.
5. Chọn nhà thầu thi công văn phòng
Sau khi thương lượng hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp tiến hành chọn nhà thầu để thực hiện thi công văn phòng. Cần tham khảo nhiều đơn vị thiết kế và so sánh các đề xuất để chọn giải pháp tốt nhất cho dự án.
6. Hoàn thiện layout thiết kế
Doanh nghiệp thảo luận với nhóm thiết kế để hoàn thiện layout và đưa ra quyết định cuối cùng về diện mạo văn phòng.
7. Tham khảo các sản phẩm nội thất
Việc tham khảo các sản phẩm nội thất giúp doanh nghiệp lựa chọn nội thất phù hợp với không gian văn phòng. Có thể tham khảo các nhà cung cấp nội thất và tham quan các showroom để tìm những sản phẩm phù hợp.
8. Đặt hàng nội thất
Sau khi lựa chọn nội thất, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng và chờ đợi thời gian giao hàng. Thời gian này phụ thuộc vào đơn đặt hàng và có thể kéo dài từ 1 đến 2 tuần hoặc lâu hơn nếu có sự cố về hàng hóa.
9. Thi công mặt bằng: 4 – 8 tuần
Thời gian thực hiện thi công mặt bằng thường kéo dài từ 4 đến 8 tuần, tùy thuộc vào độ phức tạp và kích thước không gian. Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình Fit Out.
10. Lắp đặt nội thất
Sau khi hoàn thành thi công mặt bằng, tiến hành lắp đặt nội thất để tạo nên không gian văn phòng hoàn chỉnh.
11. Hoàn thiện văn phòng
Cuối cùng, doanh nghiệp di chuyển đồ đạc và thiết bị từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình Fit Out, khi không gian văn phòng trở nên hoàn thiện và sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh.
12. Chuyển địa điểm cũ sang mới
Doanh nghiệp tiến hành chuyển công tác đến địa điểm văn phòng mới. Có thể sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói để giúp di chuyển một cách thuận tiện.
Đó là timeline Fit Out văn phòng chi tiết. Hi vọng thông qua đây, bạn hiểu rõ hơn về các giai đoạn cần thiết và có thể lên kế hoạch cho quá trình Fit Out của mình.