Bạn đang quan tâm đến công việc event planner trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của các công ty truyền thông? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về từ “event planner” cũng như những nhiệm vụ mà một event planner cần thực hiện và những kỹ năng cần có để thành công trong công việc này.
Event Planner: Định Nghĩa
Trong tiếng Anh, “event planner” là thuật ngữ dùng để chỉ vị trí công việc của những người phụ trách lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Event planner có nhiệm vụ tạo ra ý tưởng và biến ý tưởng đó thành hành động, thể hiện qua các sự kiện thông qua kế hoạch chi tiết. Event planner quản lý toàn bộ quá trình từ trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
Có thể nói event planner là những người quản lý tài ba trong việc tổ chức các sự kiện cho công ty.
Nhiệm Vụ Công Việc của Event Planner
Với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế xã hội, ngày càng có nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau như hội thảo, tọa đàm, triển lãm thương mại, đám cưới, sinh nhật, hội nghị cấp cao, các cuộc thi, và nhiều hơn nữa.
Do đó, event planner cần đưa ra các hoạt động cụ thể để phù hợp với nhu cầu của khách hàng và truyền tải thông điệp một cách khéo léo qua các sự kiện tổ chức.
Dưới đây là các nhiệm vụ cụ thể của event planner theo từng giai đoạn:
Trước sự kiện
- Tìm kiếm diễn giả, thông thường các diễn giả phải có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện hướng đến.
- Tìm kiếm địa điểm và khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.
- Tìm kiếm MC có kinh nghiệm để hỗ trợ trong quá trình diễn ra sự kiện.
- Tìm kiếm ekip biểu diễn phù hợp, có thể nhờ sự trợ giúp của ban truyền thông và trưng cầu ý kiến của công chúng trên mạng xã hội.
- Lập bảng dự trù kinh phí chi tiết.
- Lên kế hoạch và phân công công việc cụ thể cho các ban chuyên môn khác.
- Phối hợp với nhóm designer để thiết lập proposal cho chương trình.
- Gửi proposal và giấy tờ liên quan lên bộ, sở, ban ngành.
- Liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng để đảm bảo chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện.
- Thiết lập và kiểm tra thiết bị cũng như kiểm tra địa điểm tổ chức trước thời hạn khoảng 7 ngày.
- Thiết kế quà tặng và kỷ niệm chương cho chương trình.
- Sắp xếp nơi nghỉ ngơi cho khách mời và diễn giả.
- Kiểm tra các hoạt động đã được thực hiện trong checklist để sửa chữa kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.
- Mời MC và ekip tham gia buổi duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra.
- Họp ban tổ chức sự kiện cuối cùng để phân bổ công việc hợp lý.
Trong sự kiện
- Phân chia công việc cụ thể để quản lý tình hình ở các địa điểm khác nhau.
- Đảm bảo đội ngũ nhân lực thực hiện đúng nhiệm vụ đã được giao.
- Giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.
Sau sự kiện
- Kiểm tra số lượng và chất lượng cơ sở vật chất để bàn giao lại cho nhà cung cấp.
- Động thực hiện các công việc còn lại của ban chuyên môn.
- Tổng kết công việc bằng báo cáo và trình lên cấp trên trong buổi họp.
- Báo cáo phải trình bày rõ tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu, đo lường sự thành công dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.
Kỹ Năng của Event Planners Thành Công
Để trở thành một event planner thành công, bạn cần có những kỹ năng sau:
Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức cực kỳ quan trọng để event planner có thể có cái nhìn tổng quan, đo lường và bao quát được các vấn đề. Bạn cần nắm rõ cách quản lý con người, chi phí tổ chức, cơ sở vật chất, doanh thu và nhiều yếu tố khác. Ngoài ra, bạn cần nắm rõ các chi tiết trong từng mảng nhằm đảm bảo mọi công việc được vận hành trơn tru.
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một kỹ năng cần thiết đối với một event planner. Việc truyền thông sai có thể dẫn đến nhiều vấn đề cho cả event planner và khách hàng. Việc lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng là điều cần thiết để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đưa ra kế hoạch sự kiện hoàn hảo.
Sự sáng tạo
Sự sáng tạo là yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt và thành công cho sự kiện của bạn. Event planner cần sử dụng sự sáng tạo của mình để mang đến hơi thở mới cho chương trình. Ý tưởng và cảm hứng đa dạng sẽ giúp sự kiện trở nên khác biệt và thu hút người quan tâm.
Tỉ mỉ trong từng chi tiết
Sự kiện thành công là sự tổng hợp của rất nhiều chi tiết nhỏ đã được suy nghĩ kỹ lưỡng và tổng hợp lại. Event planner cần giữ đúng tiến độ thời gian và kiểm tra các chi tiết quan trọng trong quá trình thực hiện. Sự chú ý đến từng yếu tố sẽ giúp bạn thành công trong sự nghiệp event planner của mình.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong một số trường hợp, mọi thứ không diễn ra như ý muốn. Khả năng giữ bình tĩnh, lập trường và đưa ra cách giải quyết hiệu quả là cách bạn có thể vượt qua các vấn đề xảy ra. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là giải pháp cứu nguy cho event planner trong những trường hợp khó khăn.
Quản lý thời gian
Việc quản lý thời gian là quan trọng để đáp ứng thời hạn, lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Việc cập nhật thông tin, tham dự các cuộc hẹn và gửi tài liệu đi đúng thời hạn sẽ giúp bạn trở thành một event planner thành công.
Mức Lương của Event Planner
Thu nhập là một trong những yếu tố quan trọng mà nhiều ứng viên quan tâm. Hiện tại, mức lương của event planner phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên như sau:
- Nhân viên mới ra trường: 3.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 2 năm – Supervisor/Team leader: 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng
- Trưởng phòng event: 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng
- Event freelancer: 20.000.000 đến trên 50.000.000 đồng/tháng
Kết Luận
Trên đây là những thông tin chi tiết về công việc event planner mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Hi vọng những chia sẻ này giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc tổ chức sự kiện và định hướng phát triển sự nghiệp. Hãy tiếp tục theo dõi LADEC để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
Tác Giả: LADEC
