1. Hiểu về văn phòng điện tử (E-office)
Văn phòng điện tử, hay E-Office, là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn đang phải đối mặt với nguy cơ giãn cách xã hội do diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử trong giai đoạn khó khăn này là gì?
2. Văn phòng điện tử so với hình thức quản trị truyền thống
Trong quản trị “giấy tờ” kiểu cũ, việc quản lý thông tin và xử lý công việc tốn nhiều thời gian và công sức. Phải mua giấy tờ, mực in và đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Ngoài ra, còn phải sửa chữa và bảo trì máy chấm công vân tay. Việc này gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
Với văn phòng điện tử, mọi công văn, giấy tờ, đề xuất và báo cáo được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng trực tuyến. Nhà lãnh đạo có thể giải quyết đơn từ bất cứ lúc nào, bất kể ở đâu, ngay trên điện thoại di động. Ngay cả khi phải làm việc từ xa để phòng dịch, không có ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân sự.
3. Lợi ích của văn phòng điện tử FastWork E-Office
FastWork E-Office là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử. Hiệu quả của E-Office đã được nhiều doanh nghiệp xác nhận.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Việc cắt giảm chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Trước đây, cách thức quản trị kiểu cũ tốn nhiều chi phí cho giấy tờ, mực in và trang thiết bị lưu trữ. Ngoài ra, còn phải chi tiền sửa chữa máy chấm công vân tay và làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
Với bộ công cụ FastWork E-Office, doanh nghiệp không mất thêm bất kỳ một khoản chi phí nào. Số tiền bỏ ra cho việc sử dụng FastWork E-Office trong 1 năm chưa bằng việc đầu tư máy chấm công vân tay.
Tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Việc chấm công vân tay và tính lương thủ công trong hầu hết các doanh nghiệp tốn nhiều thời gian. Phải tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca và nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công. Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau, việc tính lương hàng tháng gây áp lực cho bộ phận kế toán.
FastWork E-Office có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tự động tính lương từ dữ liệu công được cập nhật trên phần mềm. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro và tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin và Kế toán.
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và thúc đẩy bộ máy vận hành
FastWork E-Office xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác để tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ và đề xuất phải khởi tạo trên hệ thống dựa trên 100+ biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết và gán người theo dõi rõ ràng.
Thông báo về việc phê duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp được gửi tức thì cho nhân viên. Nhiệm vụ quá hạn hoặc cần giải quyết gấp sẽ nhận được lời nhắc tự động từ hệ thống. Điều này đảm bảo luồng công việc diễn ra theo kế hoạch và mang lại hiệu suất tối đa.
Khắc phục nhược điểm khi trao đổi công việc qua Email và Zalo
Với FastWork E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên điện thoại di động. Bức tranh tổng thể và chi tiết về công việc, những ai đi làm, ai nghỉ phép và ai đi muộn đều có thể nhìn thấy. Tất cả đơn xin nghỉ phép và giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì qua Email như trước.
FastWork E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo hoặc Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc. Ngoài ra, với khả năng phân loại và lưu trữ tài liệu vô thời hạn, tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi cần trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
Hiệu quả khi làm việc từ xa và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Môi trường làm việc trong FastWork E-Office giúp nhân viên nắm bắt chính xác công việc cần làm và deadline để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng vấn đề và điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo.
4. 5 bước cơ bản xây dựng văn phòng điện tử
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
- Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ và quy trình xử lý nội bộ.
- Xác định mô hình phù hợp.
- Lên kế hoạch triển khai.
- Đào tạo nhân sự.
- Đo lường và đánh giá kết quả.
5. Bộ phần mềm văn phòng điện tử FastWork E-Office
FastWork E-Office là bộ phần mềm toàn diện giúp các doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình công việc. Bộ phần mềm bao gồm:
- FastWork FaceID – Phần mềm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.
- FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động.
- FastWork Request – Phần mềm đề xuất nội bộ.
- FastWork News – Phần mềm thông báo và truyền thông nội bộ.
- FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản và công văn.
- FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ.
- FastWork Expense – Phần mềm quản lý thu chi nội bộ.
- FastWork Booking – Phần mềm đăng ký sử dụng phòng họp và thiết bị dùng chung.
- FastWork Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến.
Các ứng dụng trên đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Với FastWork E-Office, doanh nghiệp có thể loại bỏ văn phòng truyền thống và hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến đến số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp.
FastWork E-Office phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa. Đây là giải pháp cho doanh nghiệp muốn thực hiện số hóa toàn bộ quy trình công việc và tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp.
Nhiều khách hàng tiêu biểu đã sử dụng FastWork E-Office, bao gồm cấp nước thành phố, điện lực Quảng Ninh, bệnh viện trung ương và các doanh nghiệp như Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường và SC Việt Nam.
Hãy liên hệ hotline 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay để tìm hiểu thêm về FastWork E-Office.