1. Cách sử dụng con dấu:
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Hiện nay, có nhiều vị trí cũng như cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ… cũng như vai trò, giá trị pháp lý khác nhau. Trong đó, quy định về dấu treo và dấu giáp lai được hiểu như sau:
2. Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai:
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định:
3. Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo:
Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
4. Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai tiếng Anh là gì?
Đóng dấu treo theo tiếng Anh là “Hang stamp”.
Đóng dấu giáp lai theo tiếng Anh là “Sealed”.
5. Những trường hợp phải đóng dấu treo vào văn bản:
Chúng ta thường thấy dấu treo được đóng tại các văn bản hay các loại giấy tờ, nhưng chúng ta có biết dấu treo được sử dụng trong các trường hợp nào hay không? Cụ thể theo quy định thì dấu treo được sử dụng trong các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đó thường là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.
6. Dấu treo có thể hiện tính pháp lý không?
Căn cứ theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định, dấu treo khi sử dụng trong các phụ lục đính kèm của những tài liệu chính quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp hay những cơ quan tổ chức có thẩm quyền được quyết định bởi người ký văn bản và đóng dấu trên trang đầu tiên, đúng với quy định của pháp luật về đóng dấu.
Hiện nay, trong các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay tổ chức khác, tên người tổ chức thường được viết ở bên trái thường được đặt trên trang đầu tiên. Như vậy, khi đóng dấu treo, thường không có tính pháp lý nhất định, mà chỉ biểu hiện qua mức độ quan trọng hay tính đúng đắn của văn bản mà thôi.
Như vậy, chúng ta cần hiểu dấu treo hoàn toàn không được nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận với mọi người tính chất của văn bản. Đóng dấu treo được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp cơ quan tổ chức xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong những trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi.
7. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai:
| Dấu treo | Dấu giáp lai | |
|---|---|---|
| Khái niệm | Đóng dấu treo là dùng những con dấu của doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ tại thành hình con dấu |
| Trường hợp | – Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. – Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành. – Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải là người quản lý doanh nghiệp có thẩm quyền sử dụng con dấu. | Mọi văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai nếu có nhu cầu. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành. – Đóng dấu lên phụ lục nhằm mục đích chính là dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp. – Xác thực văn bản có nhiều tờ và các tờ cùng thể hiện thống nhất một nội dung. – Xác thực thứ tự các tờ. – Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản. | |
| Cách đóng | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính thì dấu phải được đóng trùm lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp. – Trường hợp đóng dấu trên phụ lục thì dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. | – Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy sông song nhau. – Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Tính pháp lý | – Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng, chứng thực”, thừa nhận văn bản do doanh nghiệp ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. – Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo một thứ tự nhất định. | |
| Những loại văn bản thường hay đóng | – Hóa đơn – Xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập sinh viên – Các văn bản mang tính chất thông báo trong cơ quan, tổ chức | – Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành (quyết định, thông báo, báo cáo…) – Văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành mà cơ quan Hải quan phải cung cấp kèm theo bản sao chụp – Văn bản khác theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành |