1. Sổ hộ khẩu là gì?
Sổ hộ khẩu là giấy tờ quan trọng để xác định nơi thường trú của một cá nhân hoặc hộ gia đình. Việc chứng thực sổ hộ khẩu ngày càng phổ biến do nhu cầu sử dụng bản sao có công chứng. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về cơ quan có thẩm quyền chứng thực sổ hộ khẩu.
Hình ảnh chỉ mang tính minh họa
2. Chứng thực sổ hộ khẩu là gì?
Chứng thực sổ hộ khẩu là việc cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính sổ hộ khẩu của hộ gia đình hoặc cá nhân để chứng thực bản sao số hộ khẩu là đúng với bản chính. Việc này không phải là công chứng sổ hộ khẩu mà chỉ chứng thực bản sao từ bản chính.
3. Chứng thực sổ hộ khẩu ở đâu?
Căn cứ vào quy định của pháp luật, chứng thực sổ hộ khẩu được thực hiện tại các cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là danh sách các cơ quan có thẩm quyền chứng thực sổ hộ khẩu:
3.1. Phòng tư pháp
Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
3.2. Ủy ban nhân dân cấp xã
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
- Chứng thực di chúc.
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản theo quy định của pháp luật.
3.3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các giấy tờ như sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
3.4. Công chứng viên
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, khi bạn có nhu cầu chứng thực sổ hộ khẩu, bạn có thể đến các cơ quan trên để được chứng thực theo quy định của pháp luật.
4. Thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu
Để chứng thực sổ hộ khẩu, bạn cần thực hiện các bước sau:
Thành phần hồ sơ:
- Bản chính Sổ hộ khẩu.
- Bản sao (bản photo) Sổ hộ khẩu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trên.
- Đến một trong bốn nơi sau đây để nộp hồ sơ chứng thực sổ hộ khẩu:
- Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
- Cơ quan đại diện.
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
Bước 2: Kiểm tra và thực hiện chứng thực sổ hộ khẩu
-
Nhân viên của cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra bản chính và so sánh với bản sao.
-
Nếu nội dung bản sao khớp với bản chính, nhân viên sẽ thực hiện chứng thực bằng cách:
- Ghi lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
- Ký, đóng dấu của cơ quan và ghi vào sổ chứng thực.
Nếu bản sao có từ 02 trang trở lên, lời chứng được ghi vào trang cuối. Nếu có từ 02 tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực.
-
Trong trường hợp phát hiện bản chính không hợp lệ, cơ quan chứng thực sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ.
5. Giá trị pháp lý của sổ hộ khẩu đã được chứng thực
Bản sao sổ hộ khẩu đã được chứng thực có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch pháp lý.
6. Có bắt buộc sao chụp tất cả các trang khi chứng thực sổ hộ khẩu không?
Theo quy định, không có yêu cầu cụ thể về việc sao chụp các trang của bản chính khi chứng thực sổ hộ khẩu. Tuy nhiên, theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Do đó, khi chứng thực bản sao sổ hộ khẩu, cần sao chụp đủ trang, bao gồm trang bìa và các trang đã ghi thông tin về các thành viên trong sổ.
Trên đây là những thông tin cần biết về chứng thực sổ hộ khẩu. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi tại LADEC để được tư vấn chi tiết.