Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là một phương pháp tiện lợi để ghi sổ kế toán tổng hợp. Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu thêm về cách thức chi tiết để thực hiện kế toán theo hình thức này.
I. Hình Thức Kế Toán Chứng Từ Ghi Sổ
1. Chứng từ ghi sổ là gì?
Theo hướng dẫn của Kế toán Lê Ánh, Chứng từ ghi sổ (CTGS) là các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế, được kế toán lập. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ phải được duyệt bởi kế toán trưởng.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ (CTGS)
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Đơn giản, dễ ghi chép
- Phân công lao động kế toán thuận lợi
Dễ dàng thực hiện phân công công việc cho các kế toán, mỗi kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành như Tiền lương, tài sản cố định… vì Sổ Cái là một dạng tờ rời, công việc ghi chép phản ánh thực hiện theo kịp nghiệp vụ kinh tế do vậy giảm khối lượng công việc cho kế toán vào cuối kỳ.
Nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ
- Khối lượng công việc kế toán lớn do: Số lượng ghi chép nhiều, có hiện tượng trùng lặp
- Không có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên
- Việc cung cấp thông tin khi có nhu cầu thường bị chậm
Đối tượng áp dụng:
- Doanh nghiệp nhỏ,
- Số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít
- Trình độ kế toán ở mức trung bình.
II. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1. Công việc Hàng ngày
Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Sau đó, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và tiếp theo là ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2. Công việc Cuối tháng
Kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh.
3. Sau khi đối chiếu khớp đúng
Số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
III. Mẫu Sổ Cái Dùng Cho Chứng Từ Ghi Sổ
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Sổ Cái có thể được mở riêng cho từng tài khoản và có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
1. Mẫu Sổ Cái dùng cho chứng từ ghi sổ theo – Mẫu số S02c1-DNN
2. Mẫu Sổ Cái dùng cho chứng từ ghi sổ theo – Mẫu số S02c2-DNN
3. Kết cấu Sổ Cái
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
Sổ Cái ít cột: Thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DNN):
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
Sổ Cái nhiều cột: Thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DNN):
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
- Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
Kết luận
Thông qua hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán trở nên đơn giản và tiện lợi. Đối với doanh nghiệp nhỏ và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, hình thức này là lựa chọn phù hợp. Bạn có thể tham khảo thêm các hình thức kế toán khác như Nhật ký chứng từ trên trang web LADEC.
Hãy luôn tuân thủ quy tắc E-E-A-T và YMYL để xác định sự uy tín và chuyên môn. Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!