Trong một thế giới kinh doanh biến động và không thể đoán trước được, các doanh nghiệp cần có những phương án sẵn sàng để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Đó là lý do tại sao việc xây dựng BCP (Business Continuity Plan) là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự khỏe mạnh và bền vững của một doanh nghiệp. Vậy BCP là gì và làm thế nào để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp? Hãy cùng LADEC tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Bước 1: BCP là gì? Tổng quan về Kế hoạch kinh doanh liên tục
BCP là gì?
BCP (Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục) là một bản kế hoạch thiết lập các phương án mà tổ chức sẽ thực hiện để ứng phó với các mối đe dọa tiềm tàng có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động. Mục tiêu chính của một bản kế hoạch kinh doanh liên tục là duy trì các chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng, nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
Ví dụ về BCP
Một ví dụ điển hình về Business Continuity Plan là trong giai đoạn Covid-19, các doanh nghiệp phải đối mặt với cú sốc nặng nề khi hoạt động bị ảnh hưởng bởi các quy định giãn cách và tình trạng đóng băng của nền kinh tế. Trong tình huống đó, việc triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục như làm việc từ xa hay áp dụng chính sách giờ làm việc linh hoạt đã giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong dịch bệnh và giảm thiểu rủi ro. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đã tránh được viễn cảnh giải thể nhờ áp dụng kịp thời chiến lược kinh doanh liên tục.
Bước 2: Vai trò của Business Continuity Planning là gì?
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động và không chắc chắn, Business Continuity Plan có vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi các yếu tố bên ngoài. Vì vậy, việc xây dựng BCP có tác động như thế nào đối với tổ chức nói chung và các cá nhân liên quan nói riêng?
Đối với nhân viên
Trước hết, hãy xem xét tầm ảnh hưởng của Business Continuity Plan đối với nhân viên – những người trực tiếp duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục là lời cam kết của tổ chức trong việc đảm bảo công ăn việc làm cho đội ngũ nhân sự. BCP góp phần củng cố lòng tin của nhân viên vào năng lực của ban lãnh đạo, đồng thời tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức.
Ngược lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục và tỏ ra bối rối, bị động trước những tình huống phát sinh sẽ dễ làm ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy hoang mang và mất định hướng, họ dễ dàng rời bỏ tổ chức để tìm kiếm những cơ hội ổn định hơn.
Đối với đối tác và khách hàng
Khi một doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản, điều đó đồng nghĩa với việc họ hiểu rõ mình đang làm gì và luôn sẵn sàng cho mọi tình huống. Điều này không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng mà còn là cơ sở để xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ.
BCP cũng là chiến lược để thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả, bởi người tiêu dùng và các nhà đầu tư luôn sẵn sàng ủng hộ những thương hiệu đáng tin cậy. Việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt trước khủng hoảng chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.
Đối với tổ chức
Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP là “bí kíp sinh tồn” mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Việc thiết lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục và ổn định mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp bảo toàn các nguồn lực về tài nguyên và con người khỏi sự mất mát và hao hụt. Đồng thời, BCP cũng giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trước các đối thủ cạnh tranh.
Bước 3: Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định bối cảnh hoạt động
Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị cần xác định được bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan, đồng thời khoanh vùng giới hạn của các rủi ro tiềm năng. Để xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Những yếu tố nào đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp?
- Các quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
- Yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, pháp luật,…)
Bước 2: Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)
Phân tích Tác động Kinh doanh (Business Impact Analysis) là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng BCP. BIA là quá trình đánh giá và đo lường mức độ ảnh hưởng của các yếu tố gây gián đoạn hoặc làm tạm ngừng quy trình vận hành của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro, khẩn cấp.
Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản trị cần xác định những tài sản trọng yếu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Các tài sản này có thể bao gồm:
- Con người – thông tin liên hệ của nhân viên chủ chốt
- Các nhà cung cấp – thông tin liên hệ cho các nhà cung cấp chính và các bên thứ ba
- Thiết bị – danh sách các thiết bị chính bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
- Hàng tồn kho – danh sách vật tư, vật liệu và kho
- Dữ liệu – tài liệu điện tử quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, các bản sao lưu
Bước 3: Phát triển kế hoạch ứng phó
Sau khi đã xác định được những tác nhân tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh liên tục của doanh nghiệp, nhiệm vụ tiếp theo là lập kế hoạch để ứng phó và khắc phục khủng hoảng. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn:
-
Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Trọng tâm chính ở giai đoạn này là đảm bảo sự an toàn của tất cả nhân viên và an ninh tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố khẩn cấp xảy ra. Trong nhiều trường hợp nguy cấp, các nhân viên sẽ tự động thực hiện theo quy trình đã được vạch ra mà không cần chờ sự chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao, ví dụ như thiên tai (hỏa hoạn, động đất,…) hay tấn công an ninh mạng.
-
Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Giai đoạn này sẽ xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Trong giai đoạn này, một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập. Nhóm này thường bao gồm ban lãnh đạo với vai trò ra quyết định quan trọng và những cá nhân có năng lực quản lý và điều hành các hoạt động chức năng trong quá trình kinh doanh bị gián đoạn.
-
Giai đoạn 3 – Phục hồi: Giai đoạn phục hồi kinh doanh chỉ ra các hoạt động cần thiết để khôi phục các chức năng chủ chốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để công tác tổ chức kinh doanh được tiếp tục.
-
Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như ban đầu trước khi khủng hoảng xảy ra. Ở giai đoạn này, cần chú ý không chủ quan mà vẫn phải chuẩn bị các phương án phòng ngừa để chắc chắn doanh nghiệp có thể trở lại hoạt động bình thường. Ví dụ như trong thời kỳ Covid-19, các nhân viên có thể trở lại với điều kiện tuân thủ các biện pháp phòng ngừa, chẳng hạn như tiêm đủ số mũi vaccine theo yêu cầu.
Bước 4: Thực hành và Đào tạo
Để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục, các nhân viên cần phải được đào tạo kỹ lưỡng để sẵn sàng đối mặt với các tình huống khẩn cấp. Tổ chức cần đảm bảo đội ngũ nhân sự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và biết cách ứng phó kịp thời khi đối mặt với rủi ro. Việc đào tạo sẽ giúp xây dựng năng lực đối phó với khủng hoảng và tạo động lực cho nhân viên vượt qua giai đoạn khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.
Để chuẩn bị tốt nhất cho các trường hợp khẩn cấp, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định để thực hành triển khai các phương án xử lý.
Bước 5: Kiểm tra và Cải tiến
Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định xem BCP có thực sự hiệu quả hay không. Đo lường và đánh giá tính hiệu quả của Business Continuity Plan giúp xác định các lỗ hổng và điểm yếu trong quy trình ứng phó với rủi ro và phục hồi hoạt động. Sau đó, các phương án cải tiến phù hợp sẽ được đề xuất để bản kế hoạch trở nên hoàn thiện hơn.
Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP
Vai trò của ban lãnh đạo
Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công yêu cầu sự tham gia chủ động của ban lãnh đạo. Họ chính là những người đứng ra điều hành hoạt động và quyết định cách thức doanh nghiệp ứng phó với khủng hoảng. Các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao cần nhận thức sâu sắc về vai trò của mình và đưa ra cam kết nhằm đảm bảo sự an toàn của tổ chức.
Công tác truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai BCP thành công, bởi nhân viên là nhân tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong giai đoạn khủng hoảng, đội ngũ nhân viên càng trở nên quan trọng hơn. Để đảm bảo BCP được thực hiện hiệu quả, cần giúp nhân viên hiểu rõ về Business Continuity Plan và vai trò của nó đối với tổ chức, gồm:
- Tầm quan trọng và tính cấp thiết của BCP trong hoạt động của tổ chức
- Những hậu quả khi không triển khai và tuân thủ các quy trình trong BCP
- Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên trước, trong và sau giai đoạn khủng hoảng
Ứng dụng công nghệ số
Để tối ưu quy trình xây dựng và triển khai BCP, một phần mềm quản lý quy trình sẽ là công cụ hữu ích giúp các nhà quản trị nhận diện, đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời để duy trì và đảm bảo hoạt động cho doanh nghiệp.
LADEC là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng BCP chuyên nghiệp và hiệu quả. Các tính năng ưu việt của LADEC bao gồm:
- Hệ thống báo cáo trực quan giúp cập nhật liên tục tình hình hoạt động của doanh nghiệp
- Kiểm soát chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, phân quyền cho từng nhân sự và phòng ban cụ thể
- Số hóa và quản lý 100% các quy trình trong tổ chức
- Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự theo thời gian thực
Qua bài viết trên, LADEC hy vọng đã cung cấp đến quý độc giả những thông tin hữu ích về BCP là gì cũng như giải pháp để tối ưu chiến lược kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp. Để được trải nghiệm phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam – LADEC, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage LADEC
- Kênh Youtube LADEC
Từ khóa liên quan: BCP là gì, kế hoạch kinh doanh liên tục, business continuity plan là gì